Αλλαγή κωδικών στα εταιρικά emails. Η σωστή πρακτική!
Η αλλαγή κωδικών στα εταιρικά email είναι μια σημαντική πρακτική ασφαλείας, αλλά πολλές επιχειρήσεις ξεχνούν να ελέγξουν κρίσιμες λειτουργίες μετά την αλλαγή. Αυτό μπορεί να οδηγήσει σε διακοπές στην επικοινωνία, αποτυχημένες φόρμες επικοινωνίας και προβλήματα με τη λήψη emails. Σε αυτό το άρθρο, εξηγούμε τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε για να διασφαλίσετε ότι όλα λειτουργούν σωστά μετά την αλλαγή κωδικού.
Γιατί είναι σημαντικό να αλλάζετε κωδικούς τακτικά;
Οι επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν τα ίδια credentials για μεγάλο χρονικό διάστημα διατρέχουν μεγαλύτερο κίνδυνο παραβίασης. Σύμφωνα με το Verizon Data Breach Report, το 81% των κυβερνοεπιθέσεων οφείλεται σε αδύναμους ή επαναχρησιμοποιημένους κωδικούς.
Σωστή πρακτική: Αλλάζετε τους κωδικούς σας κάθε 3-6 μήνες και χρησιμοποιείτε ισχυρούς, μοναδικούς κωδικούς (συνδυασμός κεφαλαίων, αριθμών και ειδικών χαρακτήρων).
Τι πρέπει να ελέγξετε αμέσως μετά την αλλαγή του κωδικού;
1. Επαλήθευση λειτουργίας της φόρμας επικοινωνίας στο site σας
- Αν το email info@company.com έχει αλλάξει κωδικό και χρησιμοποιείται για τις φόρμες επικοινωνίας του site, υπάρχει περίπτωση να σταματήσει να λειτουργεί.
- Κάντε δοκιμαστική αποστολή από τη φόρμα και ελέγξτε αν λαμβάνετε το μήνυμα.
2. Έλεγχος SMTP / Email Routing
- Αν το website σας χρησιμοποιεί SMTP Authentication (π.χ. μέσω WP Mail SMTP σε WordPress), η αλλαγή κωδικού μπορεί να διακόψει τη λειτουργία αποστολής email.
- Ενημερώστε τον νέο κωδικό στο SMTP Plugin ή τον mail server.
3. Ρύθμιση email clients (Outlook, Gmail, Thunderbird, Apple Mail)
- Αν έχετε ήδη συνδεδεμένο το email σας σε εφαρμογές όπως το Outlook ή το Gmail, θα χρειαστεί να ενημερώσετε τον νέο κωδικό εκεί.
- Σε Gmail/Outlook με IMAP/POP3, η εφαρμογή θα σας ειδοποιήσει για σφάλμα authentication.
4. Έλεγχος SPF, DKIM & DMARC ρυθμίσεων
- Οι έλεγχοι αυτοί βοηθούν να αποφύγετε το να πηγαίνουν τα email σας στα spam.
- Εάν ο πάροχος hosting σας διαθέτει web-based email client, κάντε δοκιμαστική αποστολή και δείτε αν τα email σας εμφανίζονται ως “Not Authenticated”.
- Αν χρησιμοποιείτε Gmail ή Outlook, βεβαιωθείτε ότι οι DNS ρυθμίσεις για SPF/DKIM/DMARC είναι σωστές.
5. Έλεγχος autoresponders & email forwarding
- Εάν έχετε ρυθμίσει αυτόματες απαντήσεις (π.χ. “Θα σας απαντήσουμε σύντομα”) ή προώθηση email σε άλλο λογαριασμό, επιβεβαιώστε ότι λειτουργούν ακόμα.
Τι να κάνετε αν σταματήσετε να λαμβάνετε emails μετά την αλλαγή του κωδικού;
❌ Δεν λαμβάνω emails, αλλά μπορώ να στείλω:
Δοκιμάστε να συνδεθείτε στον email πάροχό σας και δείτε αν υπάρχει πρόβλημα authentication.
❌ Δεν μπορώ ούτε να στείλω ούτε να λάβω:
Ελέγξτε αν ο server έχει μπλοκάρει το email λόγω λάθος ρυθμίσεων SMTP ή IMAP.
❌ Όλα τα emails μου πηγαίνουν στα spam:
Ελέγξτε τις ρυθμίσεις SPF/DKIM/DMARC στο hosting σας και επιβεβαιώστε ότι είναι σωστά.
Συμπέρασμα
Η αλλαγή κωδικού στο email σας μπορεί να δημιουργήσει αλυσιδωτές επιπτώσεις αν δεν γίνει σωστά. Μετά από κάθε αλλαγή, βεβαιωθείτε ότι οι φόρμες επικοινωνίας, τα SMTP settings και τα email clients σας λειτουργούν κανονικά!
